RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie’

Podstawy prawne polskiej rachunkowości i ich uwarunkowania światowe

20 cze

Ujednoliceniu zasad rachunkowości, sprawozdawczości i rewizji finansowej służą:
- międzynarodowe standardy rachunkowości,
- międzynarodowe standardy rewizji finansowej,
- dyrektywy Unii Europejskiej,
- ustawa o rachunkowości.

Komitet MIĘDZYNARODOWYCH STANDARDÓW RACHUNKOWOŚCI (IASC) założony w 1973 roku przez 16 organizacji zawodowych z dziedziny rachunkowości z 9 krajów (Australia, Kanada, Francja, Niemcy, Japonia, Meksyk, Holandia, Wielka Brytania, Stany Zjednoczone) skupia obecnie 122 organizacje zawodowe z 91 krajów, w tym także Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, a 6 organizacji ma status członka stowarzyszonego. Od momentu powstania Rada Komitetu wydała 41 MSR. Wiele z nich uległo w tym czasie zmianom, kilka zaś zostało połączonych z innymi. Prowadzi się prace na dalszymi regulacjami, m. in. nad rachunkowością ubezpieczycieli i stosowaniem dyskonta w rachunkowości.

MIĘDZYNARODOWE STANDARDY REWIZJI FINANSOWEJ wydawane są przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC), obejmują 46 regulacji.

Wśród DYREKTYW UNII EUROPEJSKIEJ (Rady Wspólnot Europejskich) do mających najistotniejsze znaczenie w omawianej kwestii należy zaliczyć głównie:
- dyrektywę IV w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych spółek, ma szczególny wpływ na polskie regulacje prawne w zakresie rachunkowości,
- dyrektywę VII w sprawie skonsolidowanych sprawozdań finansowych,
- dyrektywę VIII o nadawaniu uprawnień osobom odpowiedzialnym za przeprowadzenie badań dokumentów księgowych.

Wskazane wyżej regulacje stanowią uwarunkowania światowe POLSKICH NORM PRAWNYCH w zakresie rachunkowości, którymi są głównie:
- ustawa o rachunkowości, określana jest mianem „polskiego prawa bilansowego”,
- ustawa o biegłych rewidentach i ich samorządzie.

 

Dowody księgowe

19 cze

Dokument księgowy obejmuje dokumenty podlegające księgowaniu, czyli dowody księgowe, jak również dokumenty niepodlegające ewidencji. Dowody księgowe odzwierciedlają operacje gospodarcze. Nie każdy dokument jest dowodem księgowym.

DOWODEM KSIĘGOWYM jest rzetelnie i prawidłowo sporządzony dokument stanowiący podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistym przebiegiem i zawierające zgodnie z ustawą o rachunkowości niezbędną treść.

Rodzaje dowodów księgowych
Kryteria podziału dowodów księgowych:
- według jednostek je wystawiających – dowody własne, obce i wspólne,
- według adresata dowodu księgowania – dowody zewnętrzne i wewnętrzne,
- według przeznaczenia – dowody dyspozycyjne, wykonawcze i dyspozycyjno-wykonawcze,
- według podstaw sporządzenia – dowody pierwotne, wtórne i rozliczeniowe,
- według rodzaju przedmiotu ewidencji – kasowe, bankowe, obrotu materiałowego i towarowego, środków trwałych, płacowe i rozliczeń z pracownikami, inwentaryzacyjne, dowody rozliczeń z budżetem.

DOWODY WŁASNE sporządzane są przez daną jednostkę gospodarczą w celu udokumentowania operacji zachodzących wewnątrz danej jednostki, a także operacji zachodzących z innymi jednostkami. Dowody własne wewnętrzne są wystawiane w danej jednostce w celu udokumentowania operacji wewnętrznych. Dowody własne zewnętrzne sporządzane są w danej jednostce i przekazywane na zewnątrz.

DOWODY OBCE sporządzane są przez jednostki i przekazywane do danej jednostki gospodarczej, gdzie stanowią przedmiot ewidencji.

DOWODY WSPÓLNE wystawiane są jednocześnie (łącznie) przez daną jednostkę gospodarczą i kontrahenta.

DOWODY DYSPOZYCYJNE zawierają polecenie dokonania danej operacji gospodarczej, albo wykonania zapisu niewyrażającego dokonania operacji gospodarczej.

DOWODY WYKONAWCZE zawierają informacje o przebiegu lub skutku dokonanej operacji gospodarczej.

DOWODY DYSPOZYCYJNO-WYKONAWCZE przybierają formę dyspozycyjną, a następnie wykonawczą.

DOWODY PIERWOTNE sporządzane są w momencie dokonania operacji gospodarczej i mogą stanowić podstawę do sporządzenia dowodów wtórnych.

DOWODY WTÓRNE sporządzane są na podstawie dowodów źródłowych. Mają one na celu:
- pogrupowanie operacji gospodarczych o podobnym charakterze,
- poprawienie błędnych zapisów w księgach rachunkowych,
- zastąpienie na pewien okres dokumentu źródłowego, są one określane jako dowody zastępcze.

DOWODY ROZLICZENIOWE służą ujęciu dokonanych już zapisów według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

DOWODY KASOWE dokumentują operacje kasowe, np.:
- KP – kasa przyjmie,
- KW – kasa wypłaci,
- RP – raport kasowy,
- ZAL – wniosek o zaliczkę,
- RZAL – rozliczenie zaliczki,
- NK – nota kasowa,
- DW – dyspozycja wypłaty.

DOWODY BANKOWE dokumentują operacje dokonywane na rachunku bankowym, np.:
- RB – raport bankowy,
- polecenie przelewu,
- czek rozrachunkowy,
- WB – wyciąg bankowy rachunku bieżącego,
- czek gotówkowy,
- nota kredytowa.

DOWODY OBROTU MATERIAŁOWEGO I TOWAROWEGO dotyczą przychodu i rozchodu materiałów lub towarów, a także ich zakupu i sprzedaży, np.:
- PZ – przyjęcie materiałów (towarów) z zewnątrz, przyjęcie zewnętrzne,
- WZ – wydanie z magazynu materiałów, towarów, wyrobów gotowych w związku z ich przekazaniem innemu podmiotowi, wydanie zewnętrzne,
- RW – wydanie materiałów w celu ich przetworzenia, rozchód wewnętrzny,
- ZW – zwrot materiałów, zwrot wewnętrzny,
- Mm – przesunięcie międzymagazynowe, zmiana składowania materiałów, towarów, wyrobów gotowych,
- faktury i faktury korygujące,
- rejestry zakupów i sprzedaży VAT.

DOWODY DOTYCZĄCE ŚRODKÓW TRWAŁYCH:
- OT – przyjęcie środka trwałego do użytkowania,
- LT – likwidacja środka trwałego,
- karta inwentarzowa,
- księga ewidencji środków trwałych.

DOKUMENTY PŁACOWE I ROZLICZENIOWE Z PRACOWNIKAMI:
- lista płac,
- polecenie wyjazdu służbowego,
- indywidualne karty wynagrodzeń,
- umowa – zlecenie,
- wniosek o zaliczkę.

DOKUMENTY INWENTARYZACYJNE związane są z przeprowadzaną w przedsiębiorstwie inwentaryzacją:
- arkusze spisu z natury,
- protokoły inwentaryzacyjne,
- protokoły weryfikacji sald.

DOKUMENTY ROZLICZEŃ Z BUDŻETEM:
- deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT-7, AKC-2),
- bankowe dokumenty płatnicze o określonych wzorach lub dokumenty elektroniczne.

CECHY DOWODÓW KSIĘGOWYCH
Wymagania związane z treścią:
- treść dokumentu musi być zgodna z rzeczywistością, kompletna i zrozumiała, bez błędów rachunkowych,
- dokument należy opatrzeć oznaczeniem jego rodzaju (nazwą i symbolem) zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- należy podać numer identyfikacji, pozwalający ustalić związek z zapisami ewidencji,
- w treści dokumentu muszą wystąpić określone elementy składowe: nazwy i adresy stron, ich NIP, opis zdarzenia gospodarczego, wartościowe określenie rozmiarów operacji, a także ilość i cena jednostkowa przedmiotu operacji, podpisy osób odpowiedzialnych,
- dowód powinien zostać sprawdzony, co powinno zostać potwierdzone podpisem odpowiedzialnej osoby. Sprawdzenie powinno mieć charakter merytoryczny, formalny i rachunkowy,
- dowód powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) poprzez wskazanie miesiąca i sposobu jego ujęcia w księgach,
- dowody sporządza się w języku polskim,
- dowód księgowy posiadający dane w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wymagania dotyczące poprawności sporządzenia dowodu:
- nakaz wystawiania dowodu czytelnie i trwale,
- treść i liczby powinny być nanoszone w sposób poprawny i bezbłędny, niebudzący wątpliwości, co do treści,
- dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych,
- dowód księgowy powinien zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach prawnych,
- podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być autentyczne,
- dowody księgowe należy numerować w sposób ciągły, bezpośrednio podporządkowany chronologii,
- dowody zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- błędy księgowe w dowodach wewnętrznych można poprawić w sposób wymieniony w art. 22 ustawy o rachunkowości (opis metod w temacie: Zakres ksiąg rachunkowych i zasad ich prowadzenia cz. 2),
- skróty i symbole stosowane w dowodzie księgowym powinny być powszechnie znane,
- faktury VAT, faktury VAT-marża, faktury VAT-RR, faktury korygujące, noty korygujące muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi podatników VAT w tym zakresie,
- e-faktury VAT należy wystawiać zgodnie z przepisami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku.

Dokumenty księgowe stanowią podstawę dokonywanej, co roku kontroli sprawozdania finansowego, są źródłem analizy finansowej, a także stanowią podstawę do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

ZASADY KONTROLI DOKUMENTÓW
Kontrola formalno-prawna
ma na celu ocenę poprawności dowodu księgowania. Jej zadaniem jest ustalenie, czy dowód księgowy spełnia wymogi formalne. Kontrola formalno-prawna przeprowadzona jest przez głównego księgowego. Jej elementy:
- właściwy druk,
- nazwa i numer dowodu księgowego,
- pieczątki, podpisy i daty,
- zawartość danych według wymogów określonych w przepisach.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje rzeczywisty stan rzeczy. Kontrola merytoryczna obejmuje następujące obszary:
- celowość operacji,
- legalność operacji,
- prawdziwość dowodu i jego rzetelność,
- prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji i ich symbolika klasyfikacyjna,
- celowość dokumentowanych transakcji,
- pomiar ilościowy i wartościowy,
- informacje o płatności,
- dane o rachunku bankowym,
- identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa,
- informacje dodatkowe (środki transportu, opakowania, atesty jakościowe).
Kontrolę merytoryczną przeprowadza kierownik jednostki.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy obliczenia rachunkowe na dowodzie są prawdziwe, bezbłędne, z uwzględnieniem właściwych cen, stawek, podatków, opłat oraz zaokrągleń. Kontrolę rachunkową przeprowadza główny księgowy lub inny wyznaczony pracownik, zamieszczając na potwierdzenie swój podpis i datę.

Aby procedura kontrolna przeprowadzona została poprawnie musi być zgodna z zasadami:
- Zasada ograniczonego zaufania – ma zastosowanie do wszystkich ogniw uczestniczących w obiegu dokumentów,
- Zasada samokontroli – ma szczególne zastosowanie przy sporządzaniu dokumentów,
- Zasada trójkąta – polega na potrójnej kontroli każdego dokumentu, składa się z kontroli wstępnej, pełnej i formalno-rachunkowej,
- Zasada ciągłości kontroli – polega na prowadzeniu czynności kontrolnych w systemie „non-stop”,
- Zasada szczegółowości kontroli – polega na sprawdzeniu każdego szczegółu na dokumencie,
- Zasada fachowości kontroli – dokumenty powinny być sprawdzane tylko przez osoby zawodowo przygotowane do tego,
- Zasada sita – polega na nieprzepuszczaniu dowodu dalej, jeśli zawiera błędy lub jest nieprawidłowo sporządzony,
- Zasada gradacji dokumentów według kryterium ważności – polega na podziale dokumentów na trzy stopnie – zwykłe (jedna kontrola), o wyższej ważności (dwukrotna), szczególnie ważna (potrójna),
- Zasada WIP – polega na nadaniu czynnościom kontroli wewnętrznej charakteru: wyjaśnienia – instruktaż – pomoc,
- Zasada odpowiedzialności indywidualnej – ma zastosowanie do wykonywania czynności kontrolnych.

 

Polityka rachunkowości

18 cze

Opracowując informacje na temat sytuacji finansowej i ekonomicznej przedsiębiorstwa należy przestrzegać zasad rachunkowości, a mianowicie:
- memoriałowej,
- istotności,
- ciągłości,
- kontynuacji działalności,
- ostrożności,
- współmierności kosztów i przychodów,
- podwójnego zapisu,
- chronologii i systematyki,
- jasnego i rzetelnego obrazu,
- zakazu kompensat,
- podmiotowości.

Według ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwa zobowiązane są do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, tak aby jasno i rzetelnie przedstawić sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy.

ZASADA MEMORIAŁOWA polega na ujęciu w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych przychodów i obciążających je kosztów w momencie ich wystąpienia, bez względu na termin ich zapłaty. Przeciwieństwem zasady memoriałowej jest zasada kasowa, która polega na uznawaniu kosztu bądź przychodu w momencie zapłaty.

ZASADA ISTOTNOŚCI polega na grupowaniu informacji w księgach rachunkowych i w sprawozdaniu finansowym według zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla oceny finansowo-ekonomicznej przedsiębiorstwa. Realizacja tej zasady powinna rozpocząć się w momencie budowy Zakładowego Planu Kont, a kończyć się w momencie sporządzania raportów i sprawozdań finansowych. Istotność jest mierzona zazwyczaj jako procent przychodów, wyniku finansowego lub sumy bilansowej.

ZASADA CIĄGŁOŚCI:
- w kolejnych latach obrotowych należy jednakowo grupować operacje gospodarcze,
- w sposób ciągły wycenić aktywa i pasywa,
- w taki sam sposób ustalać wynik finansowy oraz sporządzać sprawozdania finansowe.
Dopuszczalna jest zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego. Zmiana ta jest możliwa, jeżeli zapewnia wierniejsze odzwierciedlenie sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa oraz wyniku finansowego. Zasada ciągłości jest również wymagana przy zapewnieniu kontroli zapisów księgowych niezależnie od stosowanej techniki księgowania.

ZASADA KONTYNUACJI DZIAŁALNOŚCI – określa ona, że przyjęte zasady i metody prowadzenia rachunkowości realizowane są przy założeniu, że jednostka będzie kontynuowała działalność teraz, jak i w dającej się określić przyszłości, bez postawiania jej w stan upadłości lub likwidacji. Stwierdzenie dotyczące zdolności kontynuowania działalności musi być zawarte we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego. Zasada kontynuacji to możliwość zamykania ksiąg na koniec roku obrotowego i ponowne ich otwarcie na początek kolejnego roku obrotowego.

ZASADA OSTROŻNOŚCI polega ona na dokonywaniu wyceny składników aktywów i pasywów, stosując do tego ceny rzeczywiście poniesione na ich nabycie, bądź wytworzenie. Bez względu na wysokość wyniku finansowego należy umieścić w bilansie:
- rezerwy na znane jednostce ryzyko i grożące straty,
- wszystkie poniesione koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,
- tylko zrealizowane przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,
- zmniejszenie wartości użytkowej, bądź handlowej składników majątku, dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe.
Ostrożność jednak nie upoważnia do tworzenia rezerw, celowego podwyższania kosztów, bądź zobowiązań, lub też do celowego obniżania wartości aktywów lub przychodów.

ZASADA WSPÓŁMIERNOŚCI KOSZTÓW I PRZYCHODÓW – istotą tej zasady jest przyporządkowanie określonych przychodów do kosztów związanych z nimi bezpośrednio lub pośrednio, a także przyporządkowanie kosztów do określonych przychodów. W wypadku przestrzegania zasady współmierności bardzo ważne są dwa aspekty:
- współmierność czasowa – jej przejawem jest występowanie międzyokresowych rozliczeń czynnych i biernych oraz rozliczeń międzyokresowych przychodów,
- współmierność przedmiotów, czyli odpowiednie przyporządkowanie przychodom części kosztów dotyczących tych sprzedanych produktów.
Zasadę współmierności kosztów i przychodów można także zrozumieć jako zachowanie określonych proporcji.

ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU jest kardynalną zasadą księgowania. Polega ona na dokonywaniu zapisów tych samych kwot na dwóch różnych kontach korespondujących ze sobą po przeciwnych stronach. Podwójnego zapisu dokonuje się równolegle w dzienniku i księdze głównej. Istotą zasady podwójnego zapisu jest zgodność kwotowa księgowanych pozycji. Sumy obrotów oraz sald po obu stronach kont muszą być sobie równe, jak również suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

ZASADA CHRONOLOGII I SYSTEMATYKI – zasada zobowiązuje do prowadzenia ksiąg rachunkowych w porządku chronologicznym. Zasada ta stosowana jest do dokonywania zapisów w dzienniku i księdze głównej.

ZASADA JASNEGO I RZETELNEGO OBRAZU – informacje dostarczane przez system rachunkowości muszą być przydatne odbiorcą decyzyjnym i wiarygodne. Wywiązanie się ze stosowania tej zasady wymaga ujęcia w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym wszystkich zdarzeń istotnych dla oceny jednostki, również tych, które mają miejsce po dacie sporządzenia bilansu.

ZASADA ZAKAZU KOMPENSAT mówi, że wartość poszczególnych elementów aktywów i pasywów, jak i przychodów i związanych z nimi kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych należy ustalić oddzielnie. Nie można kompensować różnych, co do rodzaju wartości.

ZASADA PODMIOTOWOŚCI polega na prowadzeniu rachunkowości w jednostkach gospodarczych, czyli podmiotach, które są wyodrębnione pod względem majątkowym, organizacyjnym i prawnym.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości musi zawierać:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów oraz metody ustalania wyniku finansowego jednostki,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych:
a) określenia zakładowego planu kont,
b) wykazu prowadzenia ksiąg,
c) opisu systemu przetwarzania danych,
- systemu służącemu ochronie danych jednostki i zapisów w księgach.
Dokumentacja ta musi być sporządzona w formie pisemnej.

Zakładowy plan kont ma charakter aktu normatywnego, uwzględnia wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz sposób ich powiązania z kontami księgi głównej.

 

Zakres ksiąg rachunkowych i zasad ich prowadzenia cz. 2

17 cze

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały – bez pozostawienia możliwości późniejszych dopisków lub zmiany.

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:
- przez skreślenie dotychczasowych treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
- przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

ZAPIS KSIĘGOWY powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienie treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.

Charakterystyka ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe składają się z:
- dziennika,
- księgi głównej,
- ksiąg pomocniczych,
- zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych,
- wykazu składników aktywów i pasywów.

DZIENNIK zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwiać uzgodnienia jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy obrotów liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Dziennik powinien być dostępny do weryfikacji poprawności, np. w formie wydruków.

KSIĘGA GŁÓWNA jest podstawową księgą rachunkową. Składają się na nią konta syntetyczne określone w Zakładowym Planie Kont. Zapisy o zdarzeniach gospodarczych są ujęte systematyczne. Zapisy są rejestrowane wcześniej lub równocześnie z dziennikiem zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisy na określonych kontach są ujęte chronologicznie. Z datą otwarcia ksiąg na konta księgi głównej wprowadza się salda początkowe, czyli bilans otwarcia aktywów i pasywów. Zapisy dokonane metodą komputerową powinny być drukowane lub przenoszone na inny nośnik danych nie rzadziej niż na raz na koniec roku obrotowego.

KSIĘGI POMOCNICZE stanowią konta analityczne do księgi głównej, uzupełniając ją o dodatkowe informacje. Zapisy są uszczegółowione i uzupełnione. Księgi pomocnicze są prowadzone systematycznie jako wyodrębniony zbiór kont, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych ewidencjonuje się m. in.:
- środki trwałe oraz dokonywanie od nich odpisów amortyzacyjnych,
- rozrachunki z kontrahentami,
- rozrachunki z pracownikami,
- operacje sprzedaży,
- operacje zakupów,
- operacje gotówkowe – w przypadku prowadzenia kasy.

Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
- ewidencję ilościowo-wartościową,
- ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych,
- ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
- odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Zestawienie sald wszystkich kont analitycznych sporządza się przynajmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych na koniec każdego okresu sprawozdawczego nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca. Zestawienia muszą być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników cząstkowych. Elementy zestawienia obrotów i sald:
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
- suma sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego.

WYKAZ SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW (INWENTARZ) potwierdzony inwentaryzacją sporządzają jednostki, które nie prowadziły ksiąg rachunkowych. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza sprawuje zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Pozycje takiego wykazu powinny być odpowiednikami lub uszczegółowieniem poszczególnych pozycji bilansu otwarcia.

 

Zakres ksiąg rachunkowych i zasad ich prowadzenia cz. 1

16 cze

KSIĘGI RACHUNKOWE to dokumentacja księgowa obejmująca zbiory zapisów księgowych oraz zestawienia obrotów i sald. Odzwierciedlają one aktywa, pasywa, przychody i koszty przedsiębiorstwa. Stanowią podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych,
c) opisu systemu przetwarzania danych,
- systemu służącemu ochronie danych i ich zbiorów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi mogą być prowadzone w siedzibie jednostki lub poza nią przez osobę (firmę) upoważnioną do jej prowadzenia. Jeżeli kierownik lub właściciel podejmuje decyzję prowadzenia księgowości poza siedzibą jednostki, musi zgłosić ten fakt właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie 15 dni od dnia powierzenia ksiąg. Odpowiedzialność za rachunkowość, a także opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości ponosi kierownik jednostki.

Księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
———–w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przyjęciem jednostki przez inną jednostkę,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka,
- na dzień poprzedzający dzień postawiania jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenie upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami,
———-nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Wymagania stawiane księgom
Księgi rachunkowe muszą zawierać:
- nazwę jednostki, której dotyczą, nazwę danego rodzaju księgi oraz nazwę programu księgowego,
- oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
- przechowywanie starannie w ustalonej kolejności.

Zasady i wymogi prowadzenia ksiąg rachunkowych metodą komputerową:
- wykaz zbiorów danych tworzących księgi na nośnikach komputerowych,
- opis sytemu informatycznego, wykaz programów, procedur,
- opis zasad ochrony danych,
- opis metod zabezpieczenia dostępu do danych i programu księgowego,
- określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego użytkowania i inne.

Księgi muszą być prowadzone:
- RZETELNIE – dokonane zapisy wiernie odzwierciedlają stan rzeczywisty przedsiębiorstwa na podstawie udokumentowania operacji gospodarczych,
- BEZBŁĘDNIE – kompletne ujęcie dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze zaistniałe w ciągu miesiąca w jednostce, zaksięgowanie operacji zgodnie z Zakładowym Planem Kont w sposób niezmienny w ciągu roku,
- SPRAWDZALNIE – zapisy księgowe można powiązać z dowodami i na odwrót, księgi umożliwiają uporządkowanie zapisów w celu sporządzenia sprawozdania finansowego lub deklaracji podatkowych, można w każdym momencie uzyskać informacje o treści dokonanych zapisów, zbiór systemu rachunkowości oraz parametry przetwarzania danych są kontrolowane,
- BIEŻĄCO – zapisy dotyczące operacji gotówkowych, czekami, wekslami oraz obrotu detalicznego są dokonywane w dniu dokonania, sprawozdania finansowe i deklaracje podatkowe są sporządzane terminowo, zestawienie obrotów i sald księgi głównej są sporządzane nie później niż to wynika z terminów rozliczeń podatkowych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych metodą komputerową obowiązuje zasada: im wyższa technika i technologia przetwarzania danych księgowych, tym większe wymagania prawne. Należy zdawać sobie sprawę z zagrożenia bezpieczeństwa danych księgowych wobec podatności na zniszczenie, nieuprawniony dostęp do programów komputerowych lub wykorzystanie informacji niezgodnie z przeznaczeniem.

 

Podmioty zobowiązane do prowadzenia rachunkowości

15 cze

W zależności od wielkości i formy prawnej jednostki gospodarcze mogą być zobowiązane do prowadzenia:
- ksiąg rachunkowych (pełna księgowość),
- uproszczonej ewidencji (np. książka przychodów i rozchodów),
- zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Podstawowym kryterium określającym, czy dany podmiot jest zobowiązany do prowadzenia księgowości jest posiadanie siedziby lub miejsca sprawowania zarządu na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

Obowiązek stosowania przepisów ustawy o rachunkowości dotyczy następujących podmiotów gospodarczych:
- spółek prawa handlowego (kapitałowych i osobowych), spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i usług za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej równowartość w złotych 1 200 000,00 EUR. Przeliczenia dokonuje się po kursie ustalonym przez NBP w dniu 30 września roku poprzedniego, jeśli przychody ze sprzedaży są niższe, podmioty gospodarcze mogą z własnego wyboru stosować przepisy ustawy o rachunkowości i prowadzić księgi rachunkowe,
- jednostek organizacyjnych działających na podstawie prawa bankowego, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych – bez względu na wielkość przychodów,
- gmin, powiatów, województw i ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich:
a) jednostek budżetowych,
b) zakładów budżetowych,
c) funduszy celowych niemających osobowości prawnej.
- zagranicznych osób prawnych, zagranicznych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz zagranicznych osób fizycznych, prowadzących na terenie RP działalność osobiście lub przez osobę upoważnioną – bez względu na wysokość przychodów,
- jednostek niewymienionych wyżej, jeżeli otrzymują one dotacje lub subwencje z budżetu państwa na realizacje zadać zleconych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały przyznane.

 

Struktura rachunkowości

14 cze

Przekroje strukturalne współczesnej rachunkowości:
- funkcjonalny,
- przedmiotowy,
- formalny.

Z uwagi na zakres FUNKCJI, rachunkowość można podzielić na:
- rachunkowość finansową,
- rachunkowość zarządczą.

RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA jest przeznaczona z reguły dla użytkowników zewnętrznych. Służy ona ochronie interesów właścicieli jednostki, Państwa i osób trzecich.

Rachunkowość finansowa jest regulowana przez:
- ustawę o rachunkowości,
- kodeks spółek handlowych,
- Międzynarodowe Standardy Rachunkowości,
- Krajowe Standardy Rachunkowości,
- akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy o rachunkowości.

Ważnym elementem rachunkowości finansowej jest sprawozdanie finansowe, które może mieć dwojaki cel:
- model oparty o teorię wartości – głównym odbiorcą sprawozdania finansowego jest inwestor, a nadrzędnym celem sprawozdania jest rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej jednostki, mierzonej wielkością kapitału własnego. Najważniejszym elementem sprawozdania finansowego jest bilans,
- model oparty o teorię transakcyjną – najważniejszą częścią sprawozdania finansowego jest rachunek zysków i strat, a główny cel sprawozdania to pomiar osiągniętej rentowności w danym okresie obrachunkowym. Model jest blisko powiązany z prawem podatkowym.

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej są podporządkowane teorii wartości.

RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA nie ma żadnych regulacji prawnych. Jej zadaniem jest wspomaganie kierownictwa jednostki w planowaniu ekonomicznym i kontroli wykonania planów. Kierownictwo samo ustala zakres i cel sprawozdań finansowych.

Rachunkowość należy traktować jako system informacyjny złożony z dwóch podsystemów, które wzajemnie się uzupełniają i warunkują.

PRZEDMIOTOWA struktura współczesnej rachunkowości:
Cel – wieloprzekrojowy pomiar wyniku finansowego.
- I płaszczyzna – Rachunek zasobów – Przedmiot: majątek, kapitały – Konta bilansowe – Sprawozdanie: bilans,
- II płaszczyzna – Rachunek strumieni – Przedmiot: koszty, przychody, straty i zyski nadzwyczajne – konta wynikowe – Sprawozdanie: rachunek zysków i strat,
- III płaszczyzna – Rachunek czynników – Przedmiot: czynniki pozytywne i negatywne – Konta czynników (sił) – Sprawozdanie: np. rachunek przepływów pieniężnych.

FORMALNA struktura rachunkowości:
PLAN KONT – usystematyzowany zbiór kont przeznaczonych do ujęcia majątku, źródeł jego pochodzenia oraz procesów gospodarczych i ich rezultatów występujących w jednostkach gospodarczych wraz z komentarzem określającym zasady funkcjonowania kont i powiązania między nimi.

Zespoły wzorcowego wykazu kont przedstawiają się następująco:
- zespół 0 – majątek trwały,
- zespół 1 – środki pieniężne,
- zespół 2 – rozrachunki i roszczenia,
- zespół 3 – materiały i towary,
- zespół 4 – koszty według rodzaju i ich rozliczenie,
- zespół 5 – koszty według typów działalności i ich rozliczenie,
- zespół 6 – produkty i rozliczenia międzyokresowe,
- zespół 7 – przychody i koszty związane z ich osiągnięciem,
- zespół 8 – kapitały (fundusze), fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy.

Wzorcowy wykaz kont obejmuje jedynie dwie pierwsze płaszczyzny przedmiotowej struktury rachunkowości: I płaszczyzna – konta 0 – 3, II płaszczyzna – konta 4 – 8.

 

Funkcje rachunkowości

13 cze

Rachunkowość pełni następujące funkcje:
- INFORMACYJNA – tworzenie, przetwarzanie zbiorów danych, przekazywanie informacji kierownictwu
- EWIDENCYJNA – rejestrowanie operacji gospodarczych
- ROZLICZENIOWA – rozliczanie osób odpowiedzialnych, rozliczenie środków pieniężnych, zobowiązań i należności
- KONTROLNA – kontrola dokumentów księgowych
- SPRAWOZDAWCZA – przygotowanie sprawozdań finansowych
- ANALITYCZNA – opracowanie analiz finansowo-ekonomicznych
- UBEZPIECZENIOWA – rozliczenia z tytułu ubezpieczeń majątkowych, społecznych i zdrowotnych
- MENADŻERSKA – bieżące i przyszłościowe zarządzanie, ocena sytuacji finansowo-ekonomicznej przedsięborstwa, tworzenie biznesplanów
- OCHRONA MIENIA – zapobiaganie zjawiskom powodującym zniszczenie, uszkodzenie lub zabór mienia
- STYMULACYJNA

Poniżej znajduje się bardziej szczegółowy opis najważniejszych funkcji rachunkowości.
FUNKCJA INFORMACYJNA rachunkowości polega na dostarczaniu informacji do podejmowania decyzji w procesie zarządzania. Informacje te powinny być zatem dostosowanie pod względem treści, czasu i stopnia szczegółowości do potrzeb zarządzania jednostką gospodarczą przez jej wewnętrzne organy. Tutaj odbiorcą informacji jest zarząd, a także organy menedżerskie niższych szczebli zarządzania. Ponadto rachunkowość jest ważnym źródłem informacji dla organów zewnętrznych, tj. banki, organy skarbowe, władze lokalne, właściciele czy społeczeństwo. Informacje tworzone przez rachunkowość dla potrzeb odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych prezentowane są okresowo w sprawozdaniach finansowych. Wielkości tam zawarte charakteryzują ogólny lub szczegółowy, całościowy lub wycinkowy obraz przebiegu działalności gospodarczej oraz jej rezultatów.

FUNKCJA KONTROLNA rachunkowości polega na ochronie mienia i obejmuje:
- zabezpieczenie majątku przed przywłaszczeniem i zniszczeniem,
- oddziaływanie na racjonalne wykorzystanie majątku i zapobieganie marnotrawstwu.

W związku z tym kontrolna funkcja rachunkowości ma dwa aspekty:
- bierną ochronę mienia przed kradzieżą i zniszczeniem,
- aktywne oddziaływanie na taki przebieg działalności gospodarczej, który umożliwia osiąganie najbardziej korzystnych wyników, przy eliminowaniu niegospodarności i marnotrawstwa.

Sprawowanie ochrony mienia przed kradzieżą i zniszczeniem jest możliwe przez wypracowane i usankcjonowane przepisami prawnymi zasady emitowania, sprawdzania, akceptowania i archiwizowania dokumentów. Aktywna strona kontrolnej funkcji rachunkowości wyraża się w jej współudziale w ujawnianiu strat spowodowanych przestępczością, niedbalstwem i niegospodarnością oraz w aktywnym uczestnictwie w zarządzaniu działalnością gospodarczą.

FUNKCJA ANALITYCZNA rachunkowości polega na interpretacji danych liczbowych za pomocą dodatkowych czynności obrachunkowych i analitycznych. Informacje te, zawarte w urządzeniach ewidencyjnych są zbiorczo prezentowane w postaci sprawozdań. Mają one określać treść, która odpowiednio zinterpretowana pozwala na ocenę działalności jednostki gospodarczej oraz efektywności wykorzystania zasobów, ujawnienie nieprawidłowości, wskazanie rezerw oraz podjęcie racjonalnych decyzji.

STYMULACYJNĄ FUNKCJĘ rachunkowości można rozumieć przez pobudzanie podmiotów gospodarczych do aktywnego działania. Oznacza to tym samym aktywny udział rachunkowości w racjonalizacji gospodarowania tych podmiotów, realizującej się poprzez rachunek ekonomiczny.

CEL BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Podstawowym celem badania szeroko rozumianego sprawozdania finansowego jest weryfikacja rzetelności zawartych w nim informacji. Badanie sprawozdania finansowego ma weryfikować wiarygodność informacji o jednostce gospodarczej dla innych podmiotów tworzących tzw. społeczne otoczenie, w którym jednostka gospodarcza funkcjonuje. Wypełnienie celów postawionych przez prawo przed badaniem sprawozdania finansowego wiąże się ze sporządzeniem i wydaniem pisemnej opinii biegłego rewidenta o tym, czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz w szczególności wynik finansowy. Oprócz wyrażenia pisemnej opinii biegły rewident jest zobowiązany z mocy ustawy do sporządzenia finansowego raportu na temat badania.

 

Geneza i istota rachunkowości

12 cze

WARUNKI EKONOMICZNE RODZĄCE POTRZEBĘ RACHUNKU EKONOMICZNEGO:
- wyodrębnienie się oddzielnych podmiotów gospodarujących i rozpowszechnienie się ich działalności, polegającej na produkcji i sprzedaży towarów,
- kwantyfikacja celu i środków działalności gospodarczej, tj. ich wymierność i współmierność za pomocą jednostek pieniężnych,
- racjonalizacja działalności gospodarczej, tj. oparcie jej na zasadzie gospodarności,
- odpowiedni rozmiar działalności gospodarczej i związane z typ potrzeby w zakresie informacji rachunkowej.

CELAMI RACHUNKOWOŚCI jest ewidencja, pomiar i wycena zdarzeń gospodarczych, przedstawienie w sposób jasny i rzetelny sytuacji finansowo-majątkowej przedsiębiorstwa, sporządzenie sprawozdań i dostarczanie informacji dla kierownictwa jednostki oraz ochrona majątku i interesów przedsiębiorstwa.

RACHUNKOWOŚĆ jest uniwersalnym i elastycznym systemem informacyjno-kontrolnym odzwierciedlającym dokonania i potencjał gospodarczy jednostek.

PRZEDMIOTEM RACHUNKOWOŚCI jest proces reprodukcji zasobów jednostek gospodarczych realizowany przez działalność gospodarczą.

UNIWERSALNOŚĆ RACHUNKOWOŚCI polega na:
- możliwości dostosowania do specyficznych warunków działalności podmiotów,
- zdolności do jednoczesnego pełnienia różnych funkcji i zadań szczegółowych,
- przydatności do tworzenia liczbowego obrazu, opartego na wielkościach rzeczywistych oraz przewidywalnych,
- możliwości zastosowania różnych form i technik obliczeniowych.

ELASTYCZNOŚĆ RACHUNKOWOŚCI to możliwość jej stosowania w każdej jednostce gospodarczej bez względu na jej wielkość oraz możliwość dostarczania przez nią informacji o różnym stopniu szczegółowości.

System rachunkowości zawsze jest uwarunkowany systemem prawnym obowiązującym w państwie, które określa jednostkę pieniężną jako miarę wartości oraz podstawowe zasady rachunkowości. Między stanem państwa, stanem gospodarki a systemem rachunkowości istnieje ścisła zależność.

CECHY RACHUNKOWOŚCI:
- dokładność każdej operacji księgowej,
- rzetelność wykonywania czynności,
- chronologiczność zapisów,
- wiarygodność prezentowanych informacji,
- poprawność formalna, merytoryczna i rachunkowa dowodów księgowych,
- prowadzenie ksiąg według ustalonego planu kont,
- odzwierciedlenie w księgach stanu rzeczywistego,
- niezmienność stosowanych zasad, metod, aby można było porównać dane z różnych okresów.