RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘XV. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów WFM’

Wspomaganie pracy biurowej

25 gru

Z systemami zarządzania przepływem pracy wiąże się kwestia oprogramowania wspierającego pracę grupową groupware lub CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Nie istnieje powszechnie uznana definicja systemów CSCW. Można wykazać kluczowe elementy definicja, którymi są: wsparcie pracy grupowej oraz przesyłanie i przechowywanie informacji. CSCW jest równię dziedziną badań nad oprogramowaniem wspierającym pracę grupową, w ramach której badane są również aspekty psychologiczne i socjologiczne interakcje ludzkich z wykorzystaniem narzędzi IT.

Systemy wspierające pracę grupową można sklasyfikować według kryteriów ich synchroniczności oraz miejsca zachodzenia interakcji w ramach grupy wspartej tym oprogramowaniem.

Oprogramowanie wspierające interakcje jest wykorzystywane do pracy w tym samym czasie i miejscu. Oprogramowanie takie, znane jako GSS (Group Support Systems), zapewnia uczestnikom równe szanse udziału w spotkaniu, umożliwia pozyskiwanie dodatkowych informacji i gwarantuje zachowanie przebiegu oraz ustaleń spotkania.

Oprogramowanie wspierające zadania ciągłe jest wykorzystywane do pracy tym samym miejscu, ale w różnym czasie.

Oprogramowanie wspierające zdalne interakcje jest wykorzystywane do pracy w tym samym czasie, ale w różnych miejscach. Przykładem takiego oprogramowania mogą być systemy wideokonferencji, pozwalające wielu osobom na uczestniczenie w spotkaniach odbywających się przez sieć.

Oprogramowanie wspierające komunikację i koordynacje jest wykorzystywane do pracy wykonywanej w różnym czasie i miejscu. W ramach tej grupy mieszczą się rozwiązania poczty elektronicznej, przepływu pracy i wspólnej pracy nad dokumentami elektronicznymi.

 

Zarządzanie procesami biznesowymi

24 gru

Podejście procesowe skupia się na opisaniu sposobu działania nowoczesnych organizacji. Organizacja taka zaspokaja potrzeby klientów, oferuje im produkty zarówno materialne, jak i niematerialne. Organizacja wykonuje określone procesy, aby móc tworzyć produkty.

Organizacje działające z wykorzystaniem podejścia procesowego oprócz kwestii powiązań między procesami a zasobami dodatkowo badają:
- dlaczego dane działania są wykonywanie (element strategiczny),
- jak można je usprawnić (reinżynieria/optymalizacja procesów),
- jak z czasem zmieniają się ich wybrane parametry (monitoring).

Fazy procesu w paradygmacie BPMS (Business Process Management Suite):
- I faza – decyzja strategiczna – podejmuje się decyzje dotyczące kierunki rozwoju organizacji oraz wynikających stąd sposobów tworzenia wartości dla klienta,
- II faza – proces kształtowania – definiuje się, modeluje i optymalizuje procesy, które są niezbędne dla tworzenia produktów zdefiniowanych w poprzedniej fazie,
- III faza – proces wdrożenia – procesom przyporządkowuje się zasoby organizacyjne o infrastrukturę oraz następuje samo wdrożenie techniczne i organizacyjne,
- IV faza – proces wykonywania – rutynowe działania organizacji, podczas których dodatkowo gromadzi się dane dotyczące wykonywanych procesów,
- V faza – ocena i analiza – analiza danych, która może również do aktualizacji celów strategicznych w fazie decyzji strategicznych.

Zarządzanie procesami biznesowymi jest syntezą reprezentacji procesów oraz technologii współpracy, które eliminują przeszkody wobec realizacji planów zarządczych.

Zapewnienie optymalnego przebiegu procesów może być ułatwione przez skorzystanie z techniki benchmarkingu, w ramach której porównuje się obecnie wykonywane procesy z procesami referencyjnymi pochodzącymi z innego działu organizacji lub też z pozyskanymi z zewnątrz procesami referencyjnymi opisującymi dobre praktyki branżowe.

Widocznym trendem ostatnich lat jest wykorzystanie podejścia procesowego przez działy IT w ramach tzw. zarządzanie usługami IT (IT Service Management – ITSM). Jego głównym elementem jest spojrzenie na IT z perspektywy usług, które są dostarczane klientom. Rolę procesów referencyjnych powiązanych z dobrymi praktykami odgrywa standard ITILIT Infrastructure Library), który zawiera wytyczne dla działów IT odnośnie do sprawdzonych sposobów działania. Oprócz transferu dobrych praktyk ITIL umożliwia również łatwiejszą komunikację działów biznesowych z IT. Większe oczekiwania działów biznesowych wobec IT odzwierciedla również pojawienie się koncepcji ładu IT (ang. IT governance), która ma gwarantować, że IT zapewnia należyte wsparcie realizacji strategii organizacji. Dobre praktyki odnoszące się do tego obszaru zawiera z kolei standard COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

Powszechnie wykorzystywane są metody modelowania zbliżone do diagramów przepływu pracy. Innymi znanymi metodami są:
- UML (Unified Modeling Language) jest standardem w dziedzinie modelowania obiektowego powszechnie wykorzystywanym na potrzeby rozwoju oprogramowania,
- EPC (Event-driven Process Chain) pozwala na modelowanie procesów biznesowych w powiązaniu ze środowiskiem ich wykonywania, EPC powszechnie wykorzystuje się na potrzeby modelowania procesów w związku z wdrażaniem systemu ERP SAP R/3,
- LOVEM (Line of Visibility Enterprise Modeling) jest metodą modelowania procesów biznesowych ukierunkowaną na uwzględnianie interakcji z klientem, była powszechnie wykorzystywana w projektach reinżynierii procesów biznesowych.

Wspólna metoda modelowania – notacja graficzna BPMN (Business Process Modeling Group).

BPMN ma na celu zapewnienie opisu wykonywania procesów biznesowych, który będzie jednocześnie łatwy do zrozumienia przez właścicieli procesów biznesowych i wystarczająco rozbudowany, aby pozwolić na dokładne zdefiniowanie wszystkich istotnych aspektów procesu biznesowego.

Diagram BPMN, nazywany BPD (Business Process Diagram) pozwala na modelowanie zdarzeń, czynności oraz podprocesów, bramek decyzyjnych, a także dokumentów i artefaktów. Obiekty można porządkować z wykorzystaniem grup oraz torów modelowania, za pomocą których prezentuje się jednostki zaangażowane w realizację procesów.

Oprogramowanie wspierające zarządzanie procesami biznesowymi można podzielić na:
- narzędzia optymalizacji procesów,
- pakiety zarządzania procesami biznesowymi.

Narzędzia optymalizacji procesów biznesowych (Business Process Analysis – BPA) wspierają modelowani, optymalizację i analizę procesów.

Pakiety zarządzania procesami biznesowymi oferują wsparcie dla wszystkich elementów zarządzania procesami biznesowymi. Są one rozwiązaniami szerszymi funkcjonalnie od systemów przepływu pracy czy też systemów zarządzania dokumentami. Oferują dodatkowo funkcjonalności obejmujące:
- koordynację interakcji między ludźmi oraz systemami,
- zarządzanie całością oprogramowania wspierającego wykonywane procesy,
- zarządzanie regułami biznesowymi,
- optymalizację i symulację procesów,
- mechanizmy analityczne i monitorujące.

 

Dokument elektroniczny oraz XML

23 gru

Warunkiem koniecznym elektronicznego obiegu informacji jest posiadanie wszystkich przetwarzanych dokumentów w postaci elektronicznej.

Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Trzy podstawowe cechy dokumentu elektronicznego:
- zawartość,
- logiczna struktura,
- kontekst.

Jedną z charakterystyk odróżniających dokument elektroniczny od papierowego jest to, że istnieje możliwość łatwego zdefiniowania zawartości poszczególnych bloków jego treści i dokonywania modyfikacji prezentacji tej treści w zależności od potrzeb. Jest to możliwe dzięki powszechnemu wykorzystaniu jako formatu zapisu dokumentów języka XML (Extensible Markup Language).

W celu przedstawienia nie tylko samego dokumentu, lecz również jego kontekstu wykorzystuje się metadane.

Podstawowe elementy DCMES:
- tytuł – oficjalna nazwa danego dokumentu,
- twórca – osoba bądź jednostka, która stworzyła dokument,
- opis – przedstawia skrótowo zawartość dokumentu,
- data – pozwala na definiowanie istotnych wydarzeń w cyklu życia dokumentu,
- format – definiuje formę, w jakiej jest dostępny dokument,
- identyfikator – zapewnia jednoznaczną identyfikację w formie np. adresu URI,
- źródło – zawiera informację na temat pochodzenia dokumentu,
- relacja – umożliwia wyliczenie innych powiązanych dokumentów.

Najpowszechniejszym wykorzystywanym formatem zapisu i wymiany danych staje się obecnie XML. Jest to format zapisu danych wywodzący się z języka SCML (Standard Generalized Markup Language).

Cechy XML:
- łatwość wykorzystania,
- uniwersalność,
- duże możliwości zastosowania.

Łatwość wykorzystania wynika z możliwości edytowania plików XML bez konieczności posiadania specjalistycznych narzędzi oraz z jasnej składni. Dodatkowo treść plików XML można odczytać jak zwykły plik tekstowy. Uniwersalność XML pozwala na zapisanie wszelkich informacji, które można przedstawić jako tekst. Dodatkowo możliwość wykorzystania nie zależy od platformy czy języka. Duże możliwości zastosowania wynikają w znacznej mierze z dwu powyższych cech.

Zapis danych w formacie XML sprowadza się do zapisywania danych w strukturze zbudowanej ze znaczników które definiują ich znaczenie.

XML jest powszechnie wykorzystywany jako format wymiany danych – zarówno w sferze publicznej, jak i między partnerami biznesowymi. Jest też popularny jako format zapisu i wymiany danych w aplikacjach.

ebXML jest standardem UNCEFACT oraz OASIS. Standard ten ma zapewnić możliwość wymiany danych między partnerami handlowymi z wykorzystaniem XML. Jego obszar zastosowania pokrywa się z EDI. Przewagą tego rozwiązania są o wiele niższe koszty zastosowania.

XPDL (XML Process Definition Language) jest standardem przechowywania i wymiany danych o procesach biznesowych stworzonym przez WfMC. Jest on dosyć powszechnie wykorzystywany do przechowywania opisów procesów biznesowych przez producentów oprogramowania przepływu pracy.

BPEL (Business Process Execution Language) jest językiem służącym do specyfikacji procesów, które mają być wykonywane przez usługi sieciowe (ang. web services). Dzięki wykorzystaniu BPEL możliwe jest zapewnienie wsparcia dla wykonywanych procesów biznesowych przez oprogramowanie BPM (Business Process Management) dostępne z wykorzystaniem technologii sieciowych.

 

EDI – elektroniczna wymiana dokumentów

22 gru

Elektroniczna wymiana dokumentów to proces wymiany danych biznesowych między współpracującymi organizacjami, dane te są automatycznie przesyłane między aplikacjami w postaci dokumentów elektronicznych z zachowaniem określonych standardów.

Wraz ze wzrostem popularności EDI trwały prace nad rozwojem standardów wymiany danych. Początkowo były to standardy tworzone wewnątrz sieci współpracujących firm, a potem branżowe – wykorzystywane przez firmy należące do jednego sektora. Jednak zarówno w USA, jak i w Europie stworzono bardziej ogólne standardy, pozwalające na uniknięcie problemów związanych z niekompatybilnością standardów branżowych. W celu uniknięcia niezgodności standardów został stworzony przez ONZ jednolity standard UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport).

PODSTAWOWE STANDARDY EDI
Podstawowe standardy EDI

Standard wymiany danych narzuca wspólną składnię tworzenie wiadomości oraz wspólny słownik, stanowiące jego model referencyjny. W standardzie UN/EDIFACT występuje model referencyjny, w którym są powiązane ze sobą następujące elementy:
- elementy danych,
- segmenty,
- komunikaty,
- grupy funkcjonalne,
- wymiany.

Stosowanie do struktury modelu referencyjnego podstawowe jednostki, pola danych to elementy danych. Z kolei segmenty danych składają się ze zdefiniowanego, logicznie spójnego ciągu elementów danych o określonej kolejności. Komunikat jest ekwiwalentem wymienionego dokumentu biznesowego. Grupowanie komunikatów tego samego typu jest możliwe dzięki wykorzystaniu grup funkcjonalnych. Przesyłanie komunikatów między stronami systemu EDI następuje w ramach wymiany.

 

Systemy zarządzania treścią (CMS)

21 gru

Intranet to wewnętrzna sieć komputerowa organizacji o ograniczonym dostępnie z zewnątrz, korzystająca z technologii wykorzystywanych w Internecie.

Ekstranet jest rozszerzeniem intranetu pozwalającym na korzystanie z wybranej części jego zasobów określonym grupom osób spoza organizacji, tj.: partnerzy biznesowi czy klienci.

Wykorzystanie w wewnętrznej sieci rozwiązań, które użytkownicy znają z Internetu, znacząco redukuje konieczność dodatkowych szkoleń z ich obsługi, zwiększa produktywność pracowników i poprawia przepływ informacji.

System zarządzania treścią to oprogramowanie umożliwiające zarządzanie treścią dynamicznych stron WWW, które pozwala na rozdzielenie treści, warstwy logiki biznesowej i prezentacji.

Funkcjonalności oferowane przez systemy zarządzania treścią to:
- możliwość łatwej zmiany sposobu prezentacji treścią dostępnych w ramach witryny bez konieczności edytowania każdej strony,
- umożliwienie publikacji treści osobom niepotrafiącym tworzyć stron WWW bez obarczania ich decyzjami dotyczącymi funkcjonalności i wyglądu strony,
- ułatwienie komunikacji za pomocą witryny poprzez skrócenie czasu aktualizacji,
- przypisywanie użytkownikom określonych uprawnień edycyjnych.

Zakres i funkcjonalność systemów CMS są na bieżąco rozwijane i rozszerzane, czego potwierdzeniem jest podejście ukierunkowane na zasoby informacyjne ECM (Enterprise Content Management). Stanowi ono zestaw technologii wykorzystywanych do pozyskania, zarządzania, przechowywania, zachowywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacji. Narzędzia i strategie ECM pozwalają na zarządzanie również nieustrukturyzowanymi informacjami organizacji, niezależnie od tego, gdzie się one znajdują.

 

Procesy elektronicznego przepływu pracy

20 gru

Typy procesów przepływu pracy:
- produkcyjne,
- administracyjne,
- ad hoc,
- zespołowe.

Procesy produkcyjne charakteryzują się znacznym stopniem powtarzalności przy dużej złożoności. Pozwala to na zastosowanie daleko posuniętej automatyzacji nawet dla bardzo skomplikowanych procesów z wieloma uczestnikami. Integracja pracownika zaangażowanego w realizację procesu jest konieczna dopiero, gdy zaistnieje wyjątek, sytuacja, której system nie jest w stanie samodzielnie obsłużyć. Produkcyjne systemy zarządzania przepływem pracy mogą być albo wbudowane w istniejące systemy lub też funkcjonować autonomicznie.

Procesy administracyjne wyróżniają się relatywnie niższym stopniem skomplikowania, przy podobnej powtarzalności, jak procesy produkcyjne. Cechą charakterystyczną tego typu procesów jest znaczna zależność od dokumentów. Są to procesy w większym stopniu nakierowane na ludzi i słabiej zautomatyzowane – mogą być oparte na poczcie elektronicznej lub rozwiązaniach intranetowych.

Procesy ad hoc wyróżniają się słabą powtarzalnością przy skomplikowaniu podobnym do procesów administracyjnych. Przebieg procesów ad hoc jest w jasny sposób zdefiniowany – zależy on od decyzji podejmowanych przez ich uczestników i jest negocjowany na bieżąco. Procesy tego typu w znacznej mierze zależą od przekazywanych informacji i dokumentów. Do ich obsługi często wykorzystywana jest poczta elektroniczna.

Procesy zespołowe cechują się słabą powtarzalnością i wysokim stopniem skomplikowana. Są one wykonywane przez grupę osób.

Dla procesów ad hoc oraz zespołowych kluczowe znaczenie ma wsparcie działań, których kolejność jest ustalana na bieżąco. Wsparcie tego typu procesów często zapewniają systemy pracy grupowej.

Procesy administracyjne koncentrują się na przetwarzaniu dokumentów, dlatego też optymalnym wsparciem dla nich są systemy zarządzania dokumentami lub też rozwiązania zapewniające przepływ pracy, oparte na technologiach sieciowych.

Procesy produkcyjne zapewniają wsparcie procesów biznesowych poprzez automatyzację części z nich. W zależności od konkretnych scenariuszy zastosowania i potrzeb organizacji mogą one wykorzystywać systemy elektronicznego obiegu dokumentów EDI, systemy zarządzania przepływem pracy, czy też najbardziej zaawansowane rozwiązanie, jakim są systemy zarządzania procesami biznesowymi.

Definiowanie procesów jest dokonywane poprzez wykorzystanie graficznej prezentacji procesu, która jest łatwa do zweryfikowania dla osób znających ten proces. Oferują one dodatkowo możliwości analizy i optymalizacji procesu, zanim zostanie on zautomatyzowany.

 

Istota i funkcjonalność systemów zarządzania przepływem pracy

19 gru

System zarządzania przepływem pracy (system workflow) to system zapewniający automatyzację procesu biznesowego, w części lub w całości, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane między uczestnikami do wykonania zgodnie z ustalonym zestawem reguł.

Zasadnicze znaczenie ma wsparcie wykonywania procesu biznesowego poprzez narzucenie zestawu reguł oraz automatyzację przepływów zadań między uczestnikami tego procesu.

Proces biznesowy stanowi zbiór powiązanych ze sobą czynności ukierunkowanych na realizację określonego celu biznesowego w oparciu o wykorzystywane zasoby. Proces biznesowy jest sterowany poprzez strategię organizacji definiującą cele oraz produkty tworzone przez procesy.

PODSTAWOWE POJĘCIA Z ZAKRESU PRZEPŁYWU PRACY
Podstawowe pojęcia z zakresu przepływu pracy

W ramach procesów biznesowych można wyróżnić elementy, które mogą zostać wykonane w ramach systemu przepływy pracy – czynności automatyczne, oraz elementy, które nie mogą zostać wsparcie przez system – czynności manualne. Opis procesu, zawierający m. in. informacje o czynnościach składowych i ich rodzajach – definicja procesu, jest wykorzystywany przez system przepływu pracy, który na podstawie definicji procesu decyduje o tym, które elementy powinny zostać wsparcie. Każdemu wykonaniu procesu biznesowego przez system przepływu pracy odpowiada instalacja procesu. Instalacja procesu z kolei składa się z instalacji czynności, tj.: wsparcie pracy uczestnika procesu lub też wykonanie pewnego kroku automatycznie.

Silnik przepływu pracy (ang. workflow engine) jest oprogramowaniem zapewniającym tworzenie, zarządzanie i wykonywanie procesów. Narzędzia definiowania procesów mają na celu opisanie przebiegu procesu biznesowego w taki sposób, aby na podstawie tej definicji możliwe było wykonywanie instalacji procesów. Narzędzia administrowania i monitorowania umożliwiają zarządzanie i badanie wykonywanych procesów. Aplikacje klienckie przepływu pracy inicjują usługi do wykonania. Wywołane aplikacje wspierają wykonywanie konkretnych czynności. Inne usługi przepływu pracy umożliwiają w ramach jednej organizacji istnienie kilku systemów zapewniających automatyzację procesów biznesowych, z których każdy zapewnia wsparcie dla wybranego obszaru.

Funkcjonalność oferowaną przez systemy przepływu pracy ze strony użytkowników można wyodrębnić jako:
- sterowanie przepływem zadań, informacji i dokumentów,
- przydział pracy,
- monitorowanie i kontrolę.

Sterowanie przepływem zadań, informacji i dokumentów zapewnia, że po zakończeniu każdego kroku procesu potrzebne informacje i dokumenty zostaną automatycznie przekazane do następnego uczestnika, który ma wykonać kolejne kroki.

Moduły zarządzania przepływem pracy przydzielają pracę wykonawcom na podstawie zdefiniowanych parametrów, co ma zagwarantować, że zadania trafiają do właściwych osób, które są w stanie odpowiednio je wykonać.

Funkcje monitorowania i kontroli pozwalają na pozyskiwanie informacji o wykonanych i obecnie realizowanych procesach.

Korzyści płynące ze stosowania systemów zarządzania przepływem pracy są następujące:
- bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracowników,
- poprawa konkurencyjności,
- zapewnienie pełnego obrazu sytuacji w zakresie wykonywanych procesów,
- poprawa jakości.

System zarządzania dokumentami jest to oprogramowanie zapewniające pozyskiwanie, przetwarzanie oraz przechowywanie dokumentów istniejących w postaci cyfrowej w sposób uwzględniający strategię organizacji dotyczącą zarządzania treścią.

Systemy te wspierają pracę z dokumentami przez:
- pozyskiwanie postaci elektronicznej dokumentów,
- zarządzanie tymi dokumentami i pracę nad nimi,
- przechowywanie dokumentów, z zachowaniem zdefiniowanych zasad poufności.

Wspólnym obszarem funkcjonalności z oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy jest zapewnienie przesyłania dokumentów między odpowiednio zdefiniowanymi rolami zgodnie z ustalonymi zasadami.