RSS
 

Archiwum dla kategorii ‘3. Zespół projektowy’

Podejmowanie decyzji. Rozwiązywanie konfliktów

25 lis

Podejmowanie decyzji
Podejmowanie decyzji jest odpowiedzią na problemy decyzyjne, jakie pojawiają się w trakcie prac zespołu projektowego. Obejmuje także zagadnienia planowania sytuacyjnego. Zespół powinien się skoncentrować na identyfikacji rzeczywistego problemu, a następnie zaproponować możliwe warianty rozwiązania i na koniec wybrać najkorzystniejszy z nich.

Istotne jest, aby w podejmowaniu ważnych decyzji i opracowywaniu koncepcji brali udział wszyscy członkowie zespołu. Ma to znaczący wpływ na motywację zespołu. Poszczególne osoby widzą, że mają bezpośredni wpływ na przebieg projektu, a kierownictwo uważa ich za kompetentnych pracowników.

Jedną z najczęściej stosowanych i najbardziej popularnych metod zespołowego podejmowania decyzji jest organizowanie spotkań w formie tzw. burzy mózgów. Ich zasady to: na pierwszym spotkaniu jest obecna przynajmniej jedna osoba zewnątrz, uczestnicy mogą się wypowiedzieć bez narażania się na krytykę ze strony pozostałych osób, analiza pomysłów pod względem zalet i ryzyka, jakie ze sobą niosą, podjętą decyzję należy rozpatrzeć pod kątem wykonawcy, terminu i sposobu realizacji, na koniec dyskusji należy się upewnić, że każdy zrozumiał wypracowane rozwiązanie w ten sam sposób.

Kolejnym etapem przy podejmowaniu decyzji jest wypracowanie racjonalnego rozwiązania. Rozwiązania, w których wypracowaniu biorą aktywny udział członkowie zespołu, łatwiej dają się wprowadzić w życie i są bardziej zrozumiałe. Wspólne decyzje rzadziej są kwestionowane.

Rozwiązywanie konfliktów
Część z konfliktów menedżer projektu może się ustrzec, rozważnie dobierając zespół projektowy. Stroną konfliktu mogą być również interesariusze, którzy nie prowadzą prac w ramach projektu, ale są żywotnie zainteresowani ich przebiegiem i rezultatami.

Trzy Główne obszary konfliktów:
- podział dóbr materialnych i symbolicznych,
- sprawowanie kontroli nad innymi osobami,
- koordynowanie działań.

Narastaniu sytuacji konfliktowych sprzyjają niewystarczająca ilość zasobów, niesprawna komunikacja, brak zaufania, praca w stresie i pod presją czasu, niezrozumienie sytuacji oraz dezaprobata hierarchii organizacyjnej.

Eskalacja konfliktu:
- pierwotny pojedynczy przedmiot sporu,
- narusza równowagę stosunków,
- doprowadza do ujawnienia innych spornych zagadnień, poprzednio tłumionych,
- pojawianie się coraz więcej racji drugiej strony, które pogłębiają nieporozumienia,
- druga strona wydaje się z gruntu zła,
- wysuwa się osobiste zarzuty wobec drugiej osoby,
- konflikt uniezależnia się od pierwotnego przedmiotu sporu.

Cykl eskalacji konfliktu prowadzi ostatecznie do destrukcji zespołu projektowego i samego projektu. Można zapobiec tej sytuacji poprzez wczesną interwencję menedżera projektu, polegającą na zażegnaniu przyczyn konfliktu.

 
 

Wybór członków zespołu. Karta odpowiedzialności. Plan komunikacji

24 lis

Uwarunkowania pracy zespołu projektowego
Dobór sprawnego zespołu projektowego jest kluczem do powodzenia projektu. Najważniejsze zagadnienia:
- wybór członków zespołu,
- opracowanie karty zakresu odpowiedzialności członków zespołu i interesariuszy,
- opracowanie planu komunikacji w projekcie,
- zasady podejmowania decyzji,
- rozwiązywanie konfliktów w zespole.

Wybór członków zespołu
Dobrze dobrany zespół projektowy stanowi jeden z podstawowych warunków każdego udanego projektu. Dobór zespołu jest jednak bardzo złożonym działaniem.

Pierwszym krokiem w tym działaniu powinno być określenie wymagań, jakie poszczególni członkowie zespołu projektowego muszą spełniać. W większych projektach tworzenie zespołu rozpoczyna się od zatrudnienia trzonu zespołu, czyli osób, które będą zaangażowane przez cały czas trwania projekt w jego zaplanowanie, realizację, kontrolę oraz zamknięcie. Po podjęciu decyzji o przydzieleniu do projektu poszczególnych członków zespołu menedżer projektu powinien przesłać oficjalną informację do odpowiednich menedżerów liniowych, kiedy i jakie osoby zostały zaplanowane do prac przy projekcie.

Liczba osób pracujących przy projekcie może ulegać zmianie w trakcie jego trwania. Ważne jest, aby osoby zaangażowane w prace przy projekcie były zmotywowane, dyspozycyjne i kompetentne.

Karta zakresu odpowiedzialności
Przed rozpoczęciem prac powinno się jasno zdefiniować zakres obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu projektowego. Karta określa role poszczególnych osób. Każdy projekt powinien mieć własną kartę zakresu odpowiedzialności.

Plan komunikacji
Efektywna praca w zespole projektowym zależy w znacznym stopniu od niezawodnego przepływu informacji. Komunikację w zarządzaniu projektami należy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach – komunikacji wewnętrznej i komunikacji zewnętrznej. Planując komunikację w projekcie, należy mieć na uwadze problem ochrony danych niejawnych klienta.

Komunikacja wewnętrzna zależy od wielkości projektu, liczby zaangażowanych osób oraz ich rozproszenia geograficznego. W przypadku niewielkiego zespołu pracującego w jednym biurze nie ma potrzeby formalizowania komunikacji. Pierwszym krokiem powinno być zorganizowanie spotkania wprowadzającego (ang. kick off meeting), na którym omawiane są cele projektu, odpowiedzialności, koncepcje, przypisywane są role w zespole oraz motywuje się pracowników do pracy.

W tradycyjnym podejściu zespół posiada własne biuro projektu. W związku z globalizacją gospodarki światowej, przy współpracy międzynarodowej powstają i sprawnie funkcjonują zespoły wirtualne.

Podstawową zasadą wspomagającą współpracę w zespole jest organizowanie cyklicznych spotkań, w trakcie których przeprowadza się przeglądy projektu i jakości, monitoruje przebieg projektu, rozwiązuje bieżące problemy i omawia plany na przyszły tydzień.

Kolejną częścią planu komunikacji stanowi plan komunikacji zewnętrznej, który obejmuje wymagania informacyjne interesariuszy. Tworzenie tej części planu rozpoczyna identyfikacja wymagań i potrzeb komunikacyjnych stron zainteresowanych. Plan komunikacji musi być powiązany z kartą zakresu odpowiedzialności, a więc z funkcjami pełnionymi przez interesariuszy w projekcie i wykonywanymi przez nich czynnościami. Menedżer powinien na tym etapie określić odpowiedzialność członków zespołu.

Jedną z części planu komunikacji jest również lista dostępnych źródeł pozyskania informacji. Plan komunikacji powstaje na początku projektu, ale powinien być aktualizowany w trakcie jego trwania.

Prowadząc projekty informatyczne dla klientów zewnętrznych, zespół projektowy ma dostęp do poufnych informacji. Zazwyczaj jeszcze na etapie opracowywania oferty należy wskazać klientowi, w jaki sposób będą chronione jego dane niejawne. Informacje o sposobie ich przechowywania i udostępniania powinny być częścią planu komunikacji. Odpowiedniej ochronie powinny podlegać wszystkie dane wykorzystywane w projekcie oraz wyniki prac z poszczególnych etapów. Można to rozwiązać, nadając dokumentom dany stopień jawności i na tej podstawie określić poziom dostępności dla członków zespołu.