RSS
 

Archiwum - Grudzień, 2016

Narzędzia zarządzania wiedzą

30 gru

Narzędzia informatyczne mają postać rozwiązań technicznych, bądź programistycznych w postaci całej gamy systemów informatycznych. Dobrze zaimplementowany system zarządzania wiedzą powinien współpracować również z modułami innych systemów informatycznych przedsiębiorstwa, w których zlokalizowane są zasoby wiedzy danej organizacji.

Internet jest najprężniej rozwijającą się technologią ICT. Dzięki szerokopasmowej łączności możliwy jest powszechny dostęp do wiedzy.

Portale korporacyjne są platformami efektywnej komunikacji i współpracy w przedsiębiorstwie, które zbierają w jednym miejscu wiedzę z szeroko dostępnych źródeł. Wiedza udostępniana jest za pomocą przeglądarki internetowej. Wymagania stawiane portalom korporacyjnym:
- zapewnienie wspólnych mechanizmów dostępu,
- dostarczanie danych, informacji i wiedzy menedżerom różnych szczebli,
- zapewnienie sprawnego obiegu informacji wspierającego procesy,
- podobna funkcjonalność, lecz w różnej formie dla klientów, inwestorów, właścicieli,
- dostęp do żywej wiedzy, kontakt z ekspertami.

E-learning umożliwia zdalne nauczanie i wspomaganie szkoleń.

Inteligentni agenci to programy komputerowe używane do kojarzenia ludzi z wiedzą dostępną w Internecie lub intranetach. Na podstawie zbiorów sklasyfikowanych wiadomości lub dokumentów mogą one używać wskazówek pomocniczych do gromadzenia dodatkowych wnikliwych informacji dotyczących zainteresowań użytkownika na podstawie składni wiadomości.

Pozostałe narzędzia:
- intranet,
- bazy i hurtownie danych,
- systemy przepływu pracy i zarządzania dokumentami WFM oraz systemy klasy BPM,
- systemy wspomagania pracy grupowej,
- systemy wspomagania decyzji, systemy ekspertowe,
- systemy klasy ERP,
- systemy klasy CRM,
- systemy BI.

 
1 komentarz

Napisane w kategorii XVI. Zarządzanie wiedzą

 

Strategie i architektura systemu zarządzania wiedzą

29 gru

Firmy stosują różne strategie zarządzania wiedzą. Ogólnie strategie te mogą być ukierunkowane technologicznie i humanistycznie. Orientacja technologiczna występuje, gdy przedsiębiorstwo kładzie nacisk na techniki komputerowe, a humanistyczna na indywidualnej wiedzy spersonalizowanej i skupia się na organizacyjnych oraz międzyludzkich sieciach połączeń. Istnieje zatem podział strategii zarządzania wiedzą na strategie kodyfikacji i strategie personalizacji.

Strategia kodyfikacji oznacza gromadzenie informacji w rozbudowanych bazach wiedzy i bazach danych, udostępnianych korzystającym z nich konsultantom, pracownikom i klientom na ustalonych odpowiednio prawach do zasobów.

Strategia personalizacji polega na wspieraniu procesu bezpośredniego przekazywania posiadanej wiedzy przez poszczególnych pracowników przedsiębiorstwa, tworzeniu sieci łączących ludzi, pozwalających na wymianę poglądów, doświadczeń wiedzy ukrytej.

Strategia kodyfikacji wiąże się z wiedzą jawną, a strategia personalizacji z wiedzą ukrytą. Sprawny i teoretycznie idealny system zarządzania wiedzą powinien obie te strategie integrować i w sposób zrównoważony je wykorzystywać.

Systemy zarządzania wiedzą składają się z wielu elementów indywidualnie dedykowanych do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Elementy te są uporządkowane w architekturę systemu zarządzania wiedzą.

ARCHITEKTURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Architektura systemu zarządzania wiedzą

Podsystem integracji zasobów informacji realizuje inteligentne algorytmy integracji modeli danych i śledzenia zmian w zasobach informacji. Wyszukiwanie wykonuje funkcje zaawansowanego interfejsu graficznego dla reprezentacji poprzez inteligentny moduł personalizacji użytkownika. Podsystem reprezentacji wiedzy stanowi formalny język reprezentacji wiedzy. Podsystem bezpieczeństwa umożliwia szyfrowanie, weryfikację uprawnień, autentykację, podpis elektroniczny. Podsystem współpracy obsługuje forum dyskusyjne, pocztę elektroniczną, Internet, intranet, zarządzanie procesami. Repozytorium stanowi miejsce przechowywania uporządkowanych zasobów cyfrowych.

 
 

Procesy i metody zarządzania wiedzą

28 gru

KLUCZOWE PROCESY ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Kluczowe procesy zarządzania wiedzą

Znaczenie poszczególnych procesów w modelu procesowym zarządzania wiedzą:
- lokalizowanie wiedzy dotyczy identyfikacji źródeł wiedzy – zewnętrznych z otoczenia firmy oraz wewnętrznych spośród pracowników i procedur oraz organizacyjnych w firmie w celu jej pozyskiwania,
- pozyskiwanie wiedzy należy rozumieć jako wydobywanie wiedzy z użytecznych informacji i posiadanych danych ze źródeł wewnętrznych oraz zewnętrznych,
- rozwijanie wiedzy stanowi wzbogacenie struktury zdobytej wiedzy, kreowanie nowej wiedzy,
- dzielenie się wiedzą to wymiana wiedzy posiadanej przez ludzi i organizację,
- wykorzystywanie wiedzy jest zastosowaniem wiedzy w procesach biznesowych przedsiębiorstwa,
- przechowywanie wiedzy oznacza zachowywanie wiedzy przedsiębiorstwa, aby umożliwić jej bieżące, wszechstronne wykorzystywanie.

Metody zarządzania wiedzą: zarządzanie informacjami, komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie i zarządzanie kompetencjami.

ANALIZA PORÓWNAWCZA WYBRANYCH METOD GENEROWANIA WIEDZY
Analiza porównawcza wybranych metod generowania wiedzy

 
 

Definicje i cele zarządzania wiedzą

27 gru

Zarządzanie wiedzą (Knowledge Management – KM) jest nowoczesną, systemową koncepcją polegającą na efektywnym wykorzystaniu zasobów wiedzy przedsiębiorstwa i przekształceniu ich w trwałą wartość dodaną dla klientów i pracowników organizacji. Zarządzanie wiedzą jest systemem zaprojektowanym tak, aby pomóc przedsiębiorstwom w zdobywaniu, analizowaniu i wykorzystywaniu wiedzy w celu podejmowania szybszych, mądrzejszych i lepszych decyzji, dzięki czemu mogą one osiągnąć przewagę konkurencyjną.

Zarządzanie wiedzą jest jasno określonym i systematycznym zarządzaniem istotną dla organizacji wiedzą i związanymi z nią procesami kreowania, zbierania, organizowania, dyfuzji, zastosować i eksploatacji wiedzy, realizowanymi w dążeniu do osiągnięcia celów organizacji.

Kapitał intelektualny obejmuje połączone: wiedzę, umiejętności zawodowe, zdolności i innowacyjność poszczególnych pracowników przedsiębiorstwa w celu sprawnego wykonywania zadań oraz wartości przedsiębiorstwa, kulturę organizacyjną i strategię firmy. Zarządzanie wiedzą należy rozumieć jako dążenie do maksymalnego wykorzystania wiedzy posiadanej przez organizację, aby realizować cele biznesowe przedsiębiorstwa. Zarządzanie wiedzą dotyczy zarówno ogólnej wiedzy w przedsiębiorstwie, jak i jej elementów składowych.

 
 

Zasoby wiedzy w przedsiębiorstwie

26 gru

Wiedzę można podzielić na:
- formalną (jawną),
- ukrytą (cichą).

Wiedza formalna udokumentowana jest w postaci baz danych, dokumentów, patentów, certyfikatów, badań, opracowań, itp. Wiedza nieformalna, ukryta to umiejętności i doświadczenie pracowników.

PODZIAŁ WIEDZY
Podział wiedzy

Przedsiębiorstwa tworzą zasoby wiedzy, przechowywane w organizacji i wykorzystywane również po zmianie pracowników w wyniku ich rotacji. Zarządzanie wiedzą wymaga określenia zależności pomiędzy danymi, informacjami, wiedzą i mądrością. Zależności te dobrze oddaje tzw. piramida wiedzy.

PIRAMIDA WIEDZY
Piramida wiedzy

Najbardziej elementarnymi składnikami wiedzy są dane, które zawierają znaki, obrazy, dźwięki lub fakty wyrwane z kontekstu. Dane usystematyzowane, przedstawione w kontekście, odpowiednio wyselekcjonowane i zinterpretowane tworzą informacje. Wykorzystanie informacji w praktyce w wyniku połączenia doświadczenia, kwalifikacji i kompetencji specjalistów w działaniu stanowi wiedzę. Mądrość pozwala na efektywne wyciągnięcie wniosków, uczenie się na błędach oraz umiejętne wykorzystanie w praktyce posiadanych informacji i wiedzy.

Przemiana danych w informacje, a potem w wiedzę jest procesem ciągłym, w wyniku którego powstaje mądrość. Przechodzenie od danych do informacji i wiedzy powinno się odbywać płynnie. Uzyskane informacje zależą od zgromadzonych danych, natomiast jakość informacji ma znaczący wpływ na jakość wiedzy tworzonej na ich podstawie.

 
 

Wspomaganie pracy biurowej

25 gru

Z systemami zarządzania przepływem pracy wiąże się kwestia oprogramowania wspierającego pracę grupową groupware lub CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Nie istnieje powszechnie uznana definicja systemów CSCW. Można wykazać kluczowe elementy definicja, którymi są: wsparcie pracy grupowej oraz przesyłanie i przechowywanie informacji. CSCW jest równię dziedziną badań nad oprogramowaniem wspierającym pracę grupową, w ramach której badane są również aspekty psychologiczne i socjologiczne interakcje ludzkich z wykorzystaniem narzędzi IT.

Systemy wspierające pracę grupową można sklasyfikować według kryteriów ich synchroniczności oraz miejsca zachodzenia interakcji w ramach grupy wspartej tym oprogramowaniem.

Oprogramowanie wspierające interakcje jest wykorzystywane do pracy w tym samym czasie i miejscu. Oprogramowanie takie, znane jako GSS (Group Support Systems), zapewnia uczestnikom równe szanse udziału w spotkaniu, umożliwia pozyskiwanie dodatkowych informacji i gwarantuje zachowanie przebiegu oraz ustaleń spotkania.

Oprogramowanie wspierające zadania ciągłe jest wykorzystywane do pracy tym samym miejscu, ale w różnym czasie.

Oprogramowanie wspierające zdalne interakcje jest wykorzystywane do pracy w tym samym czasie, ale w różnych miejscach. Przykładem takiego oprogramowania mogą być systemy wideokonferencji, pozwalające wielu osobom na uczestniczenie w spotkaniach odbywających się przez sieć.

Oprogramowanie wspierające komunikację i koordynacje jest wykorzystywane do pracy wykonywanej w różnym czasie i miejscu. W ramach tej grupy mieszczą się rozwiązania poczty elektronicznej, przepływu pracy i wspólnej pracy nad dokumentami elektronicznymi.

 

Zarządzanie procesami biznesowymi

24 gru

Podejście procesowe skupia się na opisaniu sposobu działania nowoczesnych organizacji. Organizacja taka zaspokaja potrzeby klientów, oferuje im produkty zarówno materialne, jak i niematerialne. Organizacja wykonuje określone procesy, aby móc tworzyć produkty.

Organizacje działające z wykorzystaniem podejścia procesowego oprócz kwestii powiązań między procesami a zasobami dodatkowo badają:
- dlaczego dane działania są wykonywanie (element strategiczny),
- jak można je usprawnić (reinżynieria/optymalizacja procesów),
- jak z czasem zmieniają się ich wybrane parametry (monitoring).

Fazy procesu w paradygmacie BPMS (Business Process Management Suite):
- I faza – decyzja strategiczna – podejmuje się decyzje dotyczące kierunki rozwoju organizacji oraz wynikających stąd sposobów tworzenia wartości dla klienta,
- II faza – proces kształtowania – definiuje się, modeluje i optymalizuje procesy, które są niezbędne dla tworzenia produktów zdefiniowanych w poprzedniej fazie,
- III faza – proces wdrożenia – procesom przyporządkowuje się zasoby organizacyjne o infrastrukturę oraz następuje samo wdrożenie techniczne i organizacyjne,
- IV faza – proces wykonywania – rutynowe działania organizacji, podczas których dodatkowo gromadzi się dane dotyczące wykonywanych procesów,
- V faza – ocena i analiza – analiza danych, która może również do aktualizacji celów strategicznych w fazie decyzji strategicznych.

Zarządzanie procesami biznesowymi jest syntezą reprezentacji procesów oraz technologii współpracy, które eliminują przeszkody wobec realizacji planów zarządczych.

Zapewnienie optymalnego przebiegu procesów może być ułatwione przez skorzystanie z techniki benchmarkingu, w ramach której porównuje się obecnie wykonywane procesy z procesami referencyjnymi pochodzącymi z innego działu organizacji lub też z pozyskanymi z zewnątrz procesami referencyjnymi opisującymi dobre praktyki branżowe.

Widocznym trendem ostatnich lat jest wykorzystanie podejścia procesowego przez działy IT w ramach tzw. zarządzanie usługami IT (IT Service Management – ITSM). Jego głównym elementem jest spojrzenie na IT z perspektywy usług, które są dostarczane klientom. Rolę procesów referencyjnych powiązanych z dobrymi praktykami odgrywa standard ITILIT Infrastructure Library), który zawiera wytyczne dla działów IT odnośnie do sprawdzonych sposobów działania. Oprócz transferu dobrych praktyk ITIL umożliwia również łatwiejszą komunikację działów biznesowych z IT. Większe oczekiwania działów biznesowych wobec IT odzwierciedla również pojawienie się koncepcji ładu IT (ang. IT governance), która ma gwarantować, że IT zapewnia należyte wsparcie realizacji strategii organizacji. Dobre praktyki odnoszące się do tego obszaru zawiera z kolei standard COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

Powszechnie wykorzystywane są metody modelowania zbliżone do diagramów przepływu pracy. Innymi znanymi metodami są:
- UML (Unified Modeling Language) jest standardem w dziedzinie modelowania obiektowego powszechnie wykorzystywanym na potrzeby rozwoju oprogramowania,
- EPC (Event-driven Process Chain) pozwala na modelowanie procesów biznesowych w powiązaniu ze środowiskiem ich wykonywania, EPC powszechnie wykorzystuje się na potrzeby modelowania procesów w związku z wdrażaniem systemu ERP SAP R/3,
- LOVEM (Line of Visibility Enterprise Modeling) jest metodą modelowania procesów biznesowych ukierunkowaną na uwzględnianie interakcji z klientem, była powszechnie wykorzystywana w projektach reinżynierii procesów biznesowych.

Wspólna metoda modelowania – notacja graficzna BPMN (Business Process Modeling Group).

BPMN ma na celu zapewnienie opisu wykonywania procesów biznesowych, który będzie jednocześnie łatwy do zrozumienia przez właścicieli procesów biznesowych i wystarczająco rozbudowany, aby pozwolić na dokładne zdefiniowanie wszystkich istotnych aspektów procesu biznesowego.

Diagram BPMN, nazywany BPD (Business Process Diagram) pozwala na modelowanie zdarzeń, czynności oraz podprocesów, bramek decyzyjnych, a także dokumentów i artefaktów. Obiekty można porządkować z wykorzystaniem grup oraz torów modelowania, za pomocą których prezentuje się jednostki zaangażowane w realizację procesów.

Oprogramowanie wspierające zarządzanie procesami biznesowymi można podzielić na:
- narzędzia optymalizacji procesów,
- pakiety zarządzania procesami biznesowymi.

Narzędzia optymalizacji procesów biznesowych (Business Process Analysis – BPA) wspierają modelowani, optymalizację i analizę procesów.

Pakiety zarządzania procesami biznesowymi oferują wsparcie dla wszystkich elementów zarządzania procesami biznesowymi. Są one rozwiązaniami szerszymi funkcjonalnie od systemów przepływu pracy czy też systemów zarządzania dokumentami. Oferują dodatkowo funkcjonalności obejmujące:
- koordynację interakcji między ludźmi oraz systemami,
- zarządzanie całością oprogramowania wspierającego wykonywane procesy,
- zarządzanie regułami biznesowymi,
- optymalizację i symulację procesów,
- mechanizmy analityczne i monitorujące.

 

Dokument elektroniczny oraz XML

23 gru

Warunkiem koniecznym elektronicznego obiegu informacji jest posiadanie wszystkich przetwarzanych dokumentów w postaci elektronicznej.

Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Trzy podstawowe cechy dokumentu elektronicznego:
- zawartość,
- logiczna struktura,
- kontekst.

Jedną z charakterystyk odróżniających dokument elektroniczny od papierowego jest to, że istnieje możliwość łatwego zdefiniowania zawartości poszczególnych bloków jego treści i dokonywania modyfikacji prezentacji tej treści w zależności od potrzeb. Jest to możliwe dzięki powszechnemu wykorzystaniu jako formatu zapisu dokumentów języka XML (Extensible Markup Language).

W celu przedstawienia nie tylko samego dokumentu, lecz również jego kontekstu wykorzystuje się metadane.

Podstawowe elementy DCMES:
- tytuł – oficjalna nazwa danego dokumentu,
- twórca – osoba bądź jednostka, która stworzyła dokument,
- opis – przedstawia skrótowo zawartość dokumentu,
- data – pozwala na definiowanie istotnych wydarzeń w cyklu życia dokumentu,
- format – definiuje formę, w jakiej jest dostępny dokument,
- identyfikator – zapewnia jednoznaczną identyfikację w formie np. adresu URI,
- źródło – zawiera informację na temat pochodzenia dokumentu,
- relacja – umożliwia wyliczenie innych powiązanych dokumentów.

Najpowszechniejszym wykorzystywanym formatem zapisu i wymiany danych staje się obecnie XML. Jest to format zapisu danych wywodzący się z języka SCML (Standard Generalized Markup Language).

Cechy XML:
- łatwość wykorzystania,
- uniwersalność,
- duże możliwości zastosowania.

Łatwość wykorzystania wynika z możliwości edytowania plików XML bez konieczności posiadania specjalistycznych narzędzi oraz z jasnej składni. Dodatkowo treść plików XML można odczytać jak zwykły plik tekstowy. Uniwersalność XML pozwala na zapisanie wszelkich informacji, które można przedstawić jako tekst. Dodatkowo możliwość wykorzystania nie zależy od platformy czy języka. Duże możliwości zastosowania wynikają w znacznej mierze z dwu powyższych cech.

Zapis danych w formacie XML sprowadza się do zapisywania danych w strukturze zbudowanej ze znaczników które definiują ich znaczenie.

XML jest powszechnie wykorzystywany jako format wymiany danych – zarówno w sferze publicznej, jak i między partnerami biznesowymi. Jest też popularny jako format zapisu i wymiany danych w aplikacjach.

ebXML jest standardem UNCEFACT oraz OASIS. Standard ten ma zapewnić możliwość wymiany danych między partnerami handlowymi z wykorzystaniem XML. Jego obszar zastosowania pokrywa się z EDI. Przewagą tego rozwiązania są o wiele niższe koszty zastosowania.

XPDL (XML Process Definition Language) jest standardem przechowywania i wymiany danych o procesach biznesowych stworzonym przez WfMC. Jest on dosyć powszechnie wykorzystywany do przechowywania opisów procesów biznesowych przez producentów oprogramowania przepływu pracy.

BPEL (Business Process Execution Language) jest językiem służącym do specyfikacji procesów, które mają być wykonywane przez usługi sieciowe (ang. web services). Dzięki wykorzystaniu BPEL możliwe jest zapewnienie wsparcia dla wykonywanych procesów biznesowych przez oprogramowanie BPM (Business Process Management) dostępne z wykorzystaniem technologii sieciowych.

 

EDI – elektroniczna wymiana dokumentów

22 gru

Elektroniczna wymiana dokumentów to proces wymiany danych biznesowych między współpracującymi organizacjami, dane te są automatycznie przesyłane między aplikacjami w postaci dokumentów elektronicznych z zachowaniem określonych standardów.

Wraz ze wzrostem popularności EDI trwały prace nad rozwojem standardów wymiany danych. Początkowo były to standardy tworzone wewnątrz sieci współpracujących firm, a potem branżowe – wykorzystywane przez firmy należące do jednego sektora. Jednak zarówno w USA, jak i w Europie stworzono bardziej ogólne standardy, pozwalające na uniknięcie problemów związanych z niekompatybilnością standardów branżowych. W celu uniknięcia niezgodności standardów został stworzony przez ONZ jednolity standard UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport).

PODSTAWOWE STANDARDY EDI
Podstawowe standardy EDI

Standard wymiany danych narzuca wspólną składnię tworzenie wiadomości oraz wspólny słownik, stanowiące jego model referencyjny. W standardzie UN/EDIFACT występuje model referencyjny, w którym są powiązane ze sobą następujące elementy:
- elementy danych,
- segmenty,
- komunikaty,
- grupy funkcjonalne,
- wymiany.

Stosowanie do struktury modelu referencyjnego podstawowe jednostki, pola danych to elementy danych. Z kolei segmenty danych składają się ze zdefiniowanego, logicznie spójnego ciągu elementów danych o określonej kolejności. Komunikat jest ekwiwalentem wymienionego dokumentu biznesowego. Grupowanie komunikatów tego samego typu jest możliwe dzięki wykorzystaniu grup funkcjonalnych. Przesyłanie komunikatów między stronami systemu EDI następuje w ramach wymiany.

 

Systemy zarządzania treścią (CMS)

21 gru

Intranet to wewnętrzna sieć komputerowa organizacji o ograniczonym dostępnie z zewnątrz, korzystająca z technologii wykorzystywanych w Internecie.

Ekstranet jest rozszerzeniem intranetu pozwalającym na korzystanie z wybranej części jego zasobów określonym grupom osób spoza organizacji, tj.: partnerzy biznesowi czy klienci.

Wykorzystanie w wewnętrznej sieci rozwiązań, które użytkownicy znają z Internetu, znacząco redukuje konieczność dodatkowych szkoleń z ich obsługi, zwiększa produktywność pracowników i poprawia przepływ informacji.

System zarządzania treścią to oprogramowanie umożliwiające zarządzanie treścią dynamicznych stron WWW, które pozwala na rozdzielenie treści, warstwy logiki biznesowej i prezentacji.

Funkcjonalności oferowane przez systemy zarządzania treścią to:
- możliwość łatwej zmiany sposobu prezentacji treścią dostępnych w ramach witryny bez konieczności edytowania każdej strony,
- umożliwienie publikacji treści osobom niepotrafiącym tworzyć stron WWW bez obarczania ich decyzjami dotyczącymi funkcjonalności i wyglądu strony,
- ułatwienie komunikacji za pomocą witryny poprzez skrócenie czasu aktualizacji,
- przypisywanie użytkownikom określonych uprawnień edycyjnych.

Zakres i funkcjonalność systemów CMS są na bieżąco rozwijane i rozszerzane, czego potwierdzeniem jest podejście ukierunkowane na zasoby informacyjne ECM (Enterprise Content Management). Stanowi ono zestaw technologii wykorzystywanych do pozyskania, zarządzania, przechowywania, zachowywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacji. Narzędzia i strategie ECM pozwalają na zarządzanie również nieustrukturyzowanymi informacjami organizacji, niezależnie od tego, gdzie się one znajdują.